Case study/blog 5: Hoe B-insur met Fonzer, Brokercloud en AI elk telefoongesprek omzet in een sterk verzekeringsdossier

Als digitale verzekeringsmakelaar wil B-insur geen tijd verliezen aan manuele notities of versnipperde informatie. Vanuit hun kantoor in Halle kozen ze daarom vanaf dag één voor een volledig digitaal model, waarin telefonie, dossierbeheer en AI naadloos samenwerken.

Met de combinatie van Fonzer, AI-transcriptie en Brokercloud wordt elk telefoongesprek vandaag automatisch omgezet in een volledig, bruikbaar en veilig dossier. Dat levert niet alleen tot tientallen procenten tijdswinst op in dossierbeheer, het versterkt ook de professionaliteit en commerciële slagkracht van het kantoor.

Over B-insur en Gunter Clauwaert

B-insur is een dynamische en ambitieuze verzekeringsmakelaar met focus op kmo's, vrije beroepen en zelfstandigen, vanuit het kantoor in Halle (Alsembergsesteenweg 247, 1501 Halle). Het compacte team van 10 medewerkers begeleidt ondernemingen in hun volledige verzekeringspakket en kiest uitgesproken voor service, snelheid en een persoonlijke aanpak.

Als accountmanager is Gunter Clauwaert verantwoordelijk voor het commerciële luik: nieuwe klanten aantrekken, relaties opbouwen en ervoor zorgen dat opportuniteiten uitgroeien tot duurzame samenwerkingen. Telefonisch contact speelt daarbij een centrale rol, omdat je via de telefoon sneller schakelt en beter nuance en context oppikt dan via mail of formulieren.

Een vliegende start: geen klassieke telefonie, geen papieren dossiers

B-insur heeft niet "moeten overstappen" van een oud systeem, maar heeft er bewust voor gekozen om nooit met klassieke telefonie of papieren dossiers te werken. Bij de oprichting werd direct gekozen voor een moderne, digitale werking met AI-tools zodat het kantoor schaalbaar en toekomstgericht kon groeien.

De lessen kwamen uit eerdere ervaringen van collega's in andere kantoren, waar gesprekken nog werden vastgelegd met manuele notities, losse mails of snelle samenvattingen achteraf. Dat leidde tot tijdverlies, interpretatiefouten, onvolledige historiek en discussies over "wat er nu precies gezegd was", risico's die je in een sector waar details en timing cruciaal zijn, liever vermijdt.

"We hebben bij B-insur van in het begin beslist: we bouwen het meteen modern en schaalbaar op."

Waarom Fonzer + AI + Brokercloud

B-insur zocht een oplossing die snelheid, gebruiksgemak en betrouwbaarheid combineert, met zo weinig mogelijk dubbel werk en één centrale waarheid in het dossier. Tegelijk moest de set-up professioneel en future proof zijn naar klanten, partners en toezichthouders toe, met een duidelijke visie op digitalisering en AI.

De doorslag om voor de combinatie Fonzer en Brokercloud te kiezen lag in de nauwe integratie en gedeelde visie. In plaats van losse puzzelstukken kreeg B-insur één sterke workflow, waarbij telefonie, AI-transcriptie en dossierbeheer naadloos in elkaar overvloeien.

"Fonzer en Brokercloud sluiten echt op elkaar aan, waardoor je geen losse puzzelstukken krijgt maar één sterke workflow. Dat maakt het verschil tussen gewoon digitaliseren en echt slimmer werken."

Implementatie: snel op de rails, laagdrempelig voor het team

De implementatie van Fonzer en de activatie van de AI-functie verliepen vlot en professioneel, mede omdat B-insur vanaf de start digitaal wilde werken. De inrichting van telefonie, integratie met Brokercloud en activering van opname, transcriptie en samenvatting werd gezien als een logisch onderdeel van de workflow.

Medewerkers hadden de nieuwe manier van werken snel onder de knie dankzij intuïtieve tools die aansluiten bij hoe mensen vandaag al digitaal werken. Daardoor was de leercurve beperkt en kon het team zich vrijwel meteen focussen op de inhoud in plaats van op het systeem.

Een typische call bij B-insur vandaag

Vandaag ziet een standaard klantcontact er als volgt uit: een klant belt, het gesprek wordt via Fonzer opgenomen en automatisch getranscribeerd en samengevat. Die output wordt rechtstreeks gekoppeld aan het juiste klantdossier in Brokercloud, zodat de historiek meteen beschikbaar en bruikbaar is voor iedereen in het team.

Niemand hoeft achteraf nog te typen, reconstructies te maken of te zoeken naar wat er nu precies gezegd is, want de essentie van het gesprek staat gestructureerd in het dossier. Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar zorgt ook voor een consistenter beeld richting klant en verzekeraar, dossier na dossier.

"Zodra je ziet dat een gesprek automatisch wordt omgezet in bruikbare informatie voor het dossier, begrijp je meteen hoeveel tijd en kwaliteit je wint."

AI-transcriptie: minder administratie, meer inhoud

Dankzij AI-transcriptie en samenvatting zijn taken zoals het achteraf uitschrijven van gesprekken, het reconstrueren van afspraken en het manueel opkuisen van dossiers sterk verminderd of zelfs volledig weggevallen. Dit zijn precies de taken die veel tijd kosten maar weinig toegevoegde waarde hebben voor klant of business.

Dossiers zijn vandaag merkbaar vollediger en consistenter, omdat informatie niet meer afhangt van hoe uitgebreid iemand handmatig noteert. Dat zorgt intern voor meer duidelijkheid en extern voor een professionelere, beter onderbouwde opvolging richting klanten, schadebeheerders en maatschappijen.

Veiligheid is daarbij een basisvoorwaarde: opnames en transcripties worden veilig en beperkt in de tijd opgeslagen, wat belangrijk is in het licht van privacy en compliance. Dat "what happens in Fonzer, stays in Fonzer"-principe geeft zowel het team als klanten vertrouwen in de digitale werkwijze.

Tijdswinst, kostenbesparing en schaalbaarheid

Op basis van ervaringen in andere kantoren schat B-insur dat medewerkers vroeger al snel enkele minuten per gesprek kwijt waren aan notities en administratie. Vandaag besparen ze per gesprek gemakkelijk meerdere minuten, wat over een dag of week een substantieel verschil maakt.

De veelgenoemde 40% tijdsbesparing op dossierbeheer per klant uit de Fonzer-Brokercloud-case wordt door B-insur als realistisch ervaren, zeker in periodes met veel telefonisch contact en opvolging. Die efficiëntie levert geld op: je verwerkt meer dossiers met hetzelfde team, verliest minder tijd aan overhead en creëert ruimte voor commercieel werk, opvolging en relatiebeheer.

"Die efficiëntie vertaalt zich rechtstreeks naar rendement. Je kunt meer dossiers verwerken met hetzelfde team en meer tijd maken voor commerciële taken en relatiebeheer."

Impact op klantbeleving en commerciële slagkracht

Klanten merken vooral dat B-insur snel en goed geïnformeerd reageert, omdat de historiek meteen beschikbaar is tijdens elk contactmoment. Dat maakt communicatie consequent en verkort de reactietijd, wat het vertrouwen verhoogt en een professionele indruk geeft.

Bij complexere dossiers of discussies over de inhoud van een gesprek is een correcte transcriptie "goud waard", omdat je teruggrijpt naar wat effectief besproken werd in plaats van naar geheugen of losse notities. Bovendien helpt de betere historiek om opportuniteiten te herkennen, leads gerichter op te volgen en cross- en upsell-kansen te benutten, waardoor het kantoor ook commercieel sterker staat.

In één zin samengevat: Fonzer + Brokercloud + AI zorgen ervoor dat B-insur vanaf elk klantcontact sneller, slimmer en professioneler kan werken, exact wat een modern digitaal makelaarskantoor vandaag moet uitstralen.

Toekomstvisie: AI als groeiversneller in verzekeringen

B-insur ziet bijkomende AI-toepassingen in automatische reminders, slimmere rapportering, prioritering van taken en op termijn mogelijk ook ondersteuning bij eerste klantvragen via bijvoorbeeld voicebots. Zodra de basis van telefonie, transcriptie en dossierintegratie goed zit, kan je daar stap voor stap verder op bouwen.

Gunter verwacht dat telefonie en AI de verzekeringssector de komende drie tot vijf jaar fundamenteel zullen veranderen: kantoren die slim inzetten op automatisering zullen sneller werken, consistent opvolgen en meer tijd hebben voor advies. De lat voor professionaliteit en snelheid komt daardoor hoger te liggen, waardoor digitale achterblijvers het steeds moeilijker zullen krijgen.

Zijn advies aan collega-verzekeringsmakelaars die twijfelen om de stap te zetten, is helder: gewoon doen. Zodra je ervaart hoeveel tijd, kwaliteit en rust dit oplevert, wil je niet meer terug naar een klassieke manier van werken.

Neem contact en ervaar ook de 'rust en kwaliteit' tijdens je werkdag!