Étude de cas/blog 5 : Comment B-insur transforme chaque appel téléphonique en un solide dossier d'assurance grâce à Fonzer, Brokercloud et l'IA

En tant que courtier en assurances digital, B-insur ne veut pas perdre de temps avec des notes manuelles ou des informations dispersées. Depuis ses bureaux à Halle, l'entreprise a donc choisi dès le premier jour un modèle entièrement numérique, dans lequel la téléphonie, la gestion des dossiers et l'IA fonctionnent en parfaite synergie.

Grâce à la combinaison de Fonzer, de la transcription par IA et de Brokercloud, chaque appel téléphonique est aujourd'hui automatiquement transformé en un dossier complet, exploitable et sécurisé. Cela permet non seulement de gagner plusieurs dizaines de pour cent de temps dans la gestion des dossiers, mais renforce aussi le professionnalisme et l'efficacité commerciale du cabinet.

À propos de B-insur et de Gunter Clauwaert

B-insur est un courtier en assurances dynamique et ambitieux, axé sur les PME, les professions libérales et les indépendants, depuis son bureau de Halle (Alsembergsesteenweg 247, 1501 Halle). Son équipe compacte de 10 collaborateurs accompagne les entreprises dans l'ensemble de leur couverture d'assurance et mise résolument sur le service, la rapidité et une approche personnalisée.

En tant qu'account manager, Gunter Clauwaert est responsable du volet commercial : attirer de nouveaux clients, construire des relations et faire en sorte que les opportunités se transforment en collaborations durables. Le contact téléphonique y joue un rôle central, car il permet d'aller plus vite et de mieux capter les nuances et le contexte qu'avec des e-mails ou des formulaires.

Un départ rapide : pas de téléphonie classique, pas de dossiers papier

B-insur n'a pas dû "migrer" depuis un ancien système, mais a fait le choix conscient de ne jamais travailler avec une téléphonie classique ni avec des dossiers papier. Dès sa création, l'entreprise a opté pour un fonctionnement moderne et digital avec des outils d'IA afin de permettre au cabinet de croître de manière évolutive et tournée vers l'avenir.

Ces enseignements venaient d'expériences précédentes de collègues dans d'autres cabinets, où les conversations étaient encore consignées à l'aide de notes manuelles, d'e-mails séparés ou de résumés rédigés après coup. Cela entraînait des pertes de temps, des erreurs d'interprétation, un historique incomplet et des discussions sur "ce qui avait exactement été dit", des risques qu'on préfère éviter dans un secteur où les détails et le timing sont cruciaux.

"Chez B-insur, nous avons décidé dès le départ : nous allons construire cela de manière immédiatement moderne et évolutive."

Pourquoi Fonzer + IA + Brokercloud

B-insur cherchait une solution qui combine rapidité, facilité d'utilisation et fiabilité, avec le moins de travail en double possible et une seule vérité centrale dans le dossier. En même temps, le dispositif devait être professionnel et pérenne vis-à-vis des clients, partenaires et autorités de contrôle, avec une vision claire de la digitalisation et de l'IA.

Le choix de la combinaison Fonzer et Brokercloud s'est imposé grâce à leur intégration étroite et à leur vision commune. Au lieu d'assembler des pièces détachées, B-insur a obtenu un workflow unique et solide, dans lequel la téléphonie, la transcription par IA et la gestion des dossiers se fondent parfaitement l'une dans l'autre.

"Fonzer et Brokercloud s'imbriquent réellement, ce qui évite d'avoir des pièces de puzzle séparées et donne un workflow solide. C'est toute la différence entre simplement se digitaliser et vraiment travailler plus intelligemment."

Mise en oeuvre : rapidement opérationnelle, accessible pour l'équipe

L'implémentation de Fonzer et l'activation de la fonctionnalité IA se sont déroulées de manière fluide et professionnelle, notamment parce que B-insur voulait travailler de façon digitale dès le départ. La configuration de la téléphonie, l'intégration avec Brokercloud et l'activation de l'enregistrement, de la transcription et du résumé ont été considérées comme une partie logique du workflow.

Les collaborateurs ont rapidement pris en main cette nouvelle façon de travailler grâce à des outils intuitifs qui correspondent à la manière dont les gens travaillent déjà aujourd'hui en numérique. La courbe d'apprentissage est donc restée limitée, et l'équipe a pu se concentrer presque immédiatement sur le contenu plutôt que sur l'outil.

Un appel type chez B-insur aujourd'hui

Aujourd'hui, un contact client standard se déroule comme suit : un client appelle, la conversation est enregistrée via Fonzer puis automatiquement transcrite et résumée. Le résultat est directement lié au bon dossier client dans Brokercloud, de sorte que l'historique soit immédiatement disponible et exploitable par toute l'équipe.

Plus personne ne doit ensuite retaper, reconstituer ou rechercher ce qui a exactement été dit, car l'essentiel de la conversation figure de manière structurée dans le dossier. Cela ne génère pas seulement un gain de temps, mais offre aussi une image plus cohérente vis-à-vis du client et de l'assureur, dossier après dossier.

"Dès que l'on voit qu'une conversation est automatiquement transformée en informations exploitables pour le dossier, on comprend immédiatement le gain de temps et de qualité que cela représente."

Transcription par IA : moins d'administration, plus de contenu

Grâce à la transcription et au résumé par IA, des tâches comme la retranscription a posteriori des conversations, la reconstitution des accords et le nettoyage manuel des dossiers ont fortement diminué, voire complètement disparu. Ce sont précisément ces tâches qui prennent beaucoup de temps sans apporter beaucoup de valeur ajoutée au client ou à l'entreprise.

Les dossiers sont aujourd'hui sensiblement plus complets et plus cohérents, car l'information ne dépend plus de la manière plus ou moins détaillée dont quelqu'un prend des notes à la main. Cela crée plus de clarté en interne et permet en externe un suivi plus professionnel et mieux étayé vis-à-vis des clients, des gestionnaires de sinistres et des compagnies.

La sécurité est ici une condition de base : les enregistrements et les transcriptions sont stockés de manière sécurisée et pour une durée limitée, ce qui est important au regard de la confidentialité et de la conformité. Ce principe "what happens in Fonzer, stays in Fonzer" donne à la fois à l'équipe et aux clients confiance dans la méthode de travail numérique.

Gain de temps, réduction des coûts et évolutivité

Sur la base d'expériences dans d'autres cabinets, B-insur estime que les collaborateurs perdaient auparavant facilement plusieurs minutes par conversation en notes et administration. Aujourd'hui, ils économisent aisément plusieurs minutes par appel, ce qui représente une différence substantielle sur une journée ou une semaine.

Le gain de temps souvent cité de 40 % sur la gestion des dossiers par client dans le cas Fonzer-Brokercloud est jugé réaliste par B-insur, surtout pendant les périodes avec beaucoup de contacts téléphoniques et de suivi. Cette efficacité rapporte : on traite plus de dossiers avec la même équipe, on perd moins de temps en frais généraux et on crée de l'espace pour le travail commercial, le suivi et la gestion de la relation.

"Cette efficacité se traduit directement en rentabilité. On peut traiter plus de dossiers avec la même équipe et consacrer davantage de temps aux tâches commerciales et à la gestion de la relation."

Impact sur l'expérience client et la force commerciale

Les clients remarquent surtout que B-insur répond rapidement et de manière bien informée, parce que l'historique est immédiatement disponible à chaque point de contact. Cela rend la communication cohérente et réduit le temps de réponse, ce qui renforce la confiance et donne une impression professionnelle.

Dans les dossiers plus complexes ou en cas de discussion sur le contenu d'une conversation, une transcription correcte est "de l'or", car elle permet de revenir à ce qui a réellement été discuté au lieu de se fier à la mémoire ou à des notes dispersées. De plus, un meilleur historique aide à identifier des opportunités, à suivre les leads plus précisément et à exploiter les opportunités de cross-sell et d'upsell, ce qui renforce aussi le cabinet sur le plan commercial.

En une phrase : Fonzer + Brokercloud + IA permettent à B-insur de travailler plus vite, plus intelligemment et plus professionnellement dès chaque contact client, exactement ce qu'un cabinet de courtage digital moderne doit refléter aujourd'hui.

Vision d'avenir : l'IA comme accélérateur de croissance dans l'assurance

B-insur voit des applications supplémentaires de l'IA dans les rappels automatiques, des rapports plus intelligents, la priorisation des tâches et, à terme, éventuellement aussi un support aux premières questions des clients via par exemple des voicebots. Une fois que la base de la téléphonie, de la transcription et de l'intégration dossier est bien en place, il devient possible de construire étape par étape sur cette fondation.

Gunter s'attend à ce que la téléphonie et l'IA transforment fondamentalement le secteur de l'assurance au cours des trois à cinq prochaines années : les cabinets qui misent intelligemment sur l'automatisation travailleront plus vite, assureront un suivi cohérent et disposeront de plus de temps pour le conseil. Le niveau d'exigence en matière de professionnalisme et de rapidité va donc s'élever, ce qui rendra la vie de plus en plus difficile aux retardataires du numérique.

Son conseil aux collègues courtiers en assurances qui hésitent encore à franchir le pas est clair : il faut simplement le faire. Dès que l'on constate le temps, la qualité et la sérénité que cela apporte, il devient impossible de revenir à une manière de travailler classique.

Prenez contact et découvrez vous aussi la "sérénité et la qualité" pendant votre journée de travail !