Case study/blog 5: Wie B-insur mit Fonzer, Brokercloud und KI jedes Telefongespraech in eine starke Versicherungsakte verwandelt

Als digitaler Versicherungsmakler moechte B-insur keine Zeit mit manuellen Notizen oder verstreuten Informationen verlieren. Von ihrem Buero in Halle aus haben sie sich deshalb vom ersten Tag an fuer ein vollstaendig digitales Modell entschieden, in dem Telefonie, Aktenverwaltung und KI nahtlos zusammenarbeiten.

Mit der Kombination aus Fonzer, KI-Transkription und Brokercloud wird heute jedes Telefongespraech automatisch in eine vollstaendige, nutzbare und sichere Akte umgewandelt. Das bringt nicht nur einen Zeitgewinn von mehreren zehn Prozent in der Aktenverwaltung, sondern staerkt auch die Professionalitaet und die kommerzielle Schlagkraft des Buros.

Ueber B-insur und Gunter Clauwaert

B-insur ist ein dynamischer und ambitionierter Versicherungsmakler mit Fokus auf KMU, freie Berufe und Selbststaendige, mit Sitz in Halle (Alsembergsesteenweg 247, 1501 Halle). Das kompakte Team aus 10 Mitarbeitenden begleitet Unternehmen in ihrem gesamten Versicherungspaket und setzt klar auf Service, Schnelligkeit und einen persoenlichen Ansatz.

Als Accountmanager ist Gunter Clauwaert fuer den kommerziellen Bereich verantwortlich: neue Kundinnen und Kunden gewinnen, Beziehungen aufbauen und dafuer sorgen, dass Chancen zu nachhaltigen Partnerschaften werden. Der telefonische Kontakt spielt dabei eine zentrale Rolle, weil man am Telefon schneller reagieren und Nuancen sowie Kontext besser erfassen kann als per E-Mail oder Formular.

Ein fliegender Start: keine klassische Telefonie, keine Papierakten

B-insur musste nicht von einem alten System "umsteigen", sondern hat sich bewusst dafuer entschieden, nie mit klassischer Telefonie oder Papierakten zu arbeiten. Bei der Gruendung wurde direkt eine moderne, digitale Arbeitsweise mit KI-Tools gewaehlt, damit das Buero skalierbar und zukunftsorientiert wachsen konnte.

Die Erkenntnisse stammten aus frueheren Erfahrungen von Kolleginnen und Kollegen in anderen Bueros, wo Gespraeche noch mit manuellen Notizen, einzelnen E-Mails oder schnellen Zusammenfassungen im Nachhinein festgehalten wurden. Das fuehrte zu Zeitverlust, Interpretationsfehlern, unvollstaendiger Historie und Diskussionen darueber, "was genau gesagt wurde" - Risiken, die man in einer Branche, in der Details und Timing entscheidend sind, lieber vermeidet.

"Wir haben bei B-insur von Anfang an entschieden: Wir bauen es sofort modern und skalierbar auf."

Warum Fonzer + KI + Brokercloud

B-insur suchte eine Loesung, die Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Zuverlaessigkeit kombiniert, mit so wenig Doppelarbeit wie moeglich und einer zentralen Wahrheit in der Akte. Gleichzeitig musste das Setup professionell und zukunftssicher fuer Kundinnen und Kunden, Partner und Aufsichtsbehoerden sein, mit einer klaren Vision fuer Digitalisierung und KI.

Der Ausschlag fuer die Wahl der Kombination aus Fonzer und Brokercloud lag in der engen Integration und der gemeinsamen Vision. Statt losem Puzzleteilen erhielt B-insur einen starken Workflow, bei dem Telefonie, KI-Transkription und Aktenverwaltung nahtlos ineinander uebergehen.

"Fonzer und Brokercloud greifen wirklich ineinander, sodass man keine losen Puzzleteile bekommt, sondern einen starken Workflow. Das macht den Unterschied zwischen einfachem Digitalisieren und wirklich intelligenterem Arbeiten."

Implementierung: schnell auf Kurs, niedrigschwellig fuer das Team

Die Implementierung von Fonzer und die Aktivierung der KI-Funktion verliefen reibungslos und professionell, auch weil B-insur von Beginn an digital arbeiten wollte. Die Einrichtung der Telefonie, die Integration mit Brokercloud und die Aktivierung von Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung wurden als logischer Teil des Workflows gesehen.

Die Mitarbeitenden hatten die neue Arbeitsweise dank intuitiver Tools, die an heutige digitale Gewohnheiten anschliessen, schnell im Griff. Dadurch blieb die Lernkurve gering und das Team konnte sich nahezu sofort auf die Inhalte statt auf das System konzentrieren.

Ein typischer Call bei B-insur heute

Heute sieht ein standardmaessiger Kundenkontakt so aus: Eine Kundin oder ein Kunde ruft an, das Gespraech wird ueber Fonzer aufgezeichnet und automatisch transkribiert und zusammengefasst. Diese Ausgabe wird direkt mit der richtigen Kundenakte in Brokercloud verknuepft, sodass die Historie sofort verfuegbar und fuer alle im Team nutzbar ist.

Niemand muss im Nachgang noch tippen, rekonstruieren oder danach suchen, was genau gesagt wurde, denn der Kern des Gespraechs steht strukturiert in der Akte. Das bringt nicht nur Zeitgewinn, sondern sorgt auch fuer ein konsistenteres Bild gegenueber Kundschaft und Versicherer, Akte fuer Akte.

"Sobald man sieht, dass ein Gespraech automatisch in nutzbare Informationen fuer die Akte umgewandelt wird, versteht man sofort, wie viel Zeit und Qualitaet man gewinnt."

KI-Transkription: weniger Administration, mehr Inhalt

Dank KI-Transkription und Zusammenfassung sind Aufgaben wie das nachtraegliche Ausschreiben von Gespraechen, das Rekonstruieren von Absprachen und das manuelle Aufraeumen von Akten stark reduziert oder sogar ganz weggefallen. Genau diese Aufgaben kosten viel Zeit, bringen aber wenig Mehrwert fuer Kundschaft oder Business.

Akten sind heute merklich vollstaendiger und konsistenter, weil Informationen nicht mehr davon abhaengen, wie ausfuehrlich jemand manuell notiert. Das sorgt intern fuer mehr Klarheit und extern fuer eine professionellere, besser fundierte Nachverfolgung gegenueber Kundschaft, Schadenbearbeitenden und Gesellschaften.

Sicherheit ist dabei eine Grundvoraussetzung: Aufzeichnungen und Transkriptionen werden sicher und zeitlich begrenzt gespeichert, was im Hinblick auf Datenschutz und Compliance wichtig ist. Dieses Prinzip "what happens in Fonzer, stays in Fonzer" gibt sowohl dem Team als auch den Kundinnen und Kunden Vertrauen in die digitale Arbeitsweise.

Zeitgewinn, Kosteneinsparung und Skalierbarkeit

Auf Basis von Erfahrungen in anderen Bueros schaetzt B-insur, dass Mitarbeitende frueher schnell mehrere Minuten pro Gespraech fuer Notizen und Administration aufwenden mussten. Heute sparen sie pro Gespraech problemlos mehrere Minuten, was ueber einen Tag oder eine Woche einen deutlichen Unterschied macht.

Die oft genannte Zeitersparnis von 40% in der Aktenverwaltung pro Kundin oder Kunde aus dem Fonzer-Brokercloud-Case wird von B-insur als realistisch eingeschaetzt, besonders in Phasen mit viel telefonischem Kontakt und Nachverfolgung. Diese Effizienz bringt Geld: Man bearbeitet mehr Akten mit demselben Team, verliert weniger Zeit durch Overhead und schafft Raum fuer kommerzielle Arbeit, Follow-up und Beziehungsmanagement.

"Diese Effizienz uebersetzt sich direkt in Rendite. Man kann mit demselben Team mehr Akten bearbeiten und mehr Zeit fuer kommerzielle Aufgaben und Beziehungsmanagement schaffen."

Einfluss auf Kundenerlebnis und kommerzielle Schlagkraft

Kundinnen und Kunden merken vor allem, dass B-insur schnell und gut informiert reagiert, weil die Historie bei jedem Kontaktmoment sofort verfuegbar ist. Das macht die Kommunikation konsistent und verkuerzt die Reaktionszeit, was das Vertrauen erhoeht und einen professionellen Eindruck hinterlaesst.

Bei komplexeren Akten oder Diskussionen ueber den Inhalt eines Gespraechs ist eine korrekte Transkription "Gold wert", weil man auf das zurueckgreift, was tatsaechlich besprochen wurde, statt auf Erinnerung oder lose Notizen. Ausserdem hilft die bessere Historie dabei, Chancen zu erkennen, Leads gezielter nachzuverfolgen und Cross- sowie Upsell-Potenziale zu nutzen, wodurch das Buero auch kommerziell staerker aufgestellt ist.

In einem Satz zusammengefasst: Fonzer + Brokercloud + KI sorgen dafuer, dass B-insur ab jedem Kundenkontakt schneller, intelligenter und professioneller arbeiten kann - genau das, was ein modernes digitales Maklerbuero heute ausstrahlen muss.

Zukunftsvision: KI als Wachstumsbeschleuniger in Versicherungen

B-insur sieht zusaetzliche KI-Anwendungen in automatischen Erinnerungen, intelligenterem Reporting, Priorisierung von Aufgaben und mittelfristig moeglicherweise auch in der Unterstuetzung bei ersten Kundenanfragen, etwa ueber Voicebots. Sobald die Basis aus Telefonie, Transkription und Aktenintegration steht, kann man Schritt fuer Schritt darauf aufbauen.

Gunter erwartet, dass Telefonie und KI die Versicherungsbranche in den kommenden drei bis fuenf Jahren grundlegend veraendern werden: Bueros, die Automatisierung klug einsetzen, werden schneller arbeiten, konsistent nachverfolgen und mehr Zeit fuer Beratung haben. Die Messlatte fuer Professionalitaet und Geschwindigkeit steigt dadurch, sodass digitale Nachzuegler es zunehmend schwerer haben werden.

Sein Rat an Kolleginnen und Kollegen unter den Versicherungsmaklern, die noch zoegern, ist klar: einfach machen. Sobald man erlebt, wie viel Zeit, Qualitaet und Ruhe das bringt, will man nicht mehr zurueck zu einer klassischen Arbeitsweise.

Nimm Kontakt auf und erlebe ebenfalls die 'Ruhe und Qualitaet' waehrend deines Arbeitstags!