Wie moderne Versicherungsmakler mit Fonzer und Brokercloud ihre Erreichbarkeit professionalisieren

Montagmorgen, nach einem heftigen Sturm. Ein Kunde ruft an. Sein Dach ist beschädigt, er ist beunruhigt und möchte vor allem schnell mit jemandem sprechen, der seinen Fall kennt. Wer dann gut erreichbar ist und sofort den richtigen Kontext hat, schafft Vertrauen. Wer ihn warten lässt oder seine Geschichte dreimal erzählen lässt, setzt dieses Vertrauen aufs Spiel.

Brokercloud als digitales Herzstück, Fonzer als Telefonie-Ebene

Brokercloud ist das digitale Ökosystem, in dem Makler ihre Kundendossiers, Dokumente, Kalender, Aufgaben und Kommunikation verwalten. Fonzer ergänzt dieses um professionelle Cloud-Telefonie. Dank der Integration telefonieren Sie direkt aus Brokercloud. Bei einem eingehenden Anruf erscheint sofort das passende Kundendossier, und jedes Gespräch wird automatisch protokolliert.

„Brokercloud wurde als offene Plattform entwickelt. Wir setzen auf starke Spezialisten wie Fonzer, die sich nahtlos in das Dossier des Maklers integrieren. Jede Integration bereichert die zentrale Kundenübersicht, und diese Informationen bleiben stets beim Makler. Das verstehen wir unter Zukunftsfähigkeit: ein Ökosystem, das mit dem Makler mitwächst.“ Stijn Van Looy, Managing Director, Brokercloud

Erreichbarkeit als Prozess statt als ständiges Feuerlöschen

Mit Fonzer richten Sie Callflows für jedes Büro, Team oder Thema ein, etwa Empfang, Vertragsverwaltung, Schaden oder Leben. Jeder Callflow erhält eigene Öffnungszeiten, Bereitschaftsdienste und Ausnahmen. Anrufe werden über Rufgruppen, Warteschlangen oder direkte Weiterleitungen verteilt. Wird es plötzlich viel, etwa wegen Sturmschäden, Indexanpassungen oder eines großen Mailings, fängt ein Overflow die zusätzlichen Anrufe auf. Diese werden dann an Kollegen, andere Standorte oder den Bereitschaftsdienst weitergeleitet. Währenddessen erfahren Anrufer ihre Position in der Warteschlange oder die voraussichtliche Wartezeit. Voicemails gehen automatisch per E-Mail ein, damit keine Nachricht verloren geht.

KI-Transkription: Notizen nie wieder abtippen

Nach jedem Gespräch schnell noch alles im Dossier zu notieren kostet Zeit, und dabei gehen Details verloren. Mit der KI-Transkription von Fonzer werden Gespräche aufgezeichnet, in Text umgewandelt und zusammengefasst. Vereinbarungen, Aktionspunkte und wichtige Informationen zum Dossier werden so sofort und stets einheitlich festgehalten. Je nach eingerichteter Integration landen Transkription und Zusammenfassung im System Ihrer Wahl. Übernimmt ein Kollege das Dossier, weiß er also sofort, was besprochen wurde.

„Makler verlieren heute viel Zeit damit, Gespräche zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Indem wir jeden Anruf automatisch protokollieren und auf Wunsch transkribieren und zusammenfassen, geben wir ihnen diese Zeit zurück – für das, worauf es wirklich ankommt: Beratung.“ Ben Holemans, Managing Partner, Fonzer

KI-Voicebot: rund um die Uhr eine erste Anlaufstelle

Der neue KI-Voicebot von Fonzer nimmt eingehende Anrufe rund um die Uhr entgegen. In einem natürlichen Gespräch versteht er, was der Anrufer benötigt. Er beantwortet häufig gestellte Fragen und führt relevante Aktionen aus. Bei Bedarf verbindet er den Anrufer samt Kontext mit dem passenden Kollegen. Zum Beispiel kann er eine Schadensmeldung aufnehmen, einen Termin verschieben, Dokumente bereitstellen oder Fragen zu den Öffnungszeiten beantworten.

Der Voicebot ersetzt keine persönliche Beratung bei komplexen Versicherungsfragen. Er übernimmt jedoch einfache, wiederkehrende Fragen und fängt Spitzenzeiten ab. So bleibt Ihrem Team mehr Zeit für die Gespräche, auf die es wirklich ankommt. Der Voicebot ergänzt außerdem Ihre bestehenden Callflows. Für jede Art von Anfrage wählen Sie selbst den besten Weg: ein Auswahlmenü, eine Warteschlange, eine direkte Weiterleitung oder ein Gespräch mit KI.

Messen heißt verstehen

Über die Anrufdaten von Fonzer, MyFonzer CRM und Tringer Analytics sehen Sie, wie viele Anrufe eingehen, wie viele verpasst oder abgebrochen werden, wann die Spitzenzeiten liegen und wie lange Anrufer warten. Ein automatisches Protokoll hält für jedes Gespräch fest, wer wann und wie lange angerufen hat, welchen Weg der Anruf genommen hat und wer ihn entgegengenommen hat. Mit diesen Daten passen Sie Personalbesetzung, Öffnungszeiten und Warteschlangen objektiv an – auf Grundlage der tatsächlichen Kundenerfahrung.

Schritt für Schritt starten

  1. Erfassen Sie Ihre aktuelle Erreichbarkeit und die Spitzenzeiten.
  2. Richten Sie die grundlegenden Callflows ein und verbinden Sie Fonzer mit Brokercloud.
  3. Aktivieren Sie die KI-Transkription für Gespräche, die viel Nachbearbeitung erfordern.
  4. Lassen Sie den KI-Voicebot wiederkehrende Fragen der ersten Anlaufstelle übernehmen.
  5. Bewerten Sie die Ergebnisse regelmäßig anhand der Anrufstatistiken und des Feedbacks von Mitarbeitern und Kunden.

Zum Schluss: Vertrauen beginnt mit dem ersten Klingeln

Zurück zu dem Kunden mit dem Sturmschaden. Er erreicht sofort die richtige Person, die sein Dossier bereits vor sich hat. Während sie sprechen, hält die KI-Transkription alles fest. Ruft er abends erneut an, hilft ihm der Voicebot sofort weiter. Er muss seine Geschichte nicht dreimal erzählen, und keine Nachricht geht verloren.

So wird Erreichbarkeit nicht zur täglichen Herausforderung, sondern zu Ihrem stärksten Vorteil. In einem Beruf, in dem alles auf Vertrauen beruht, beginnt dieses Vertrauen in dem Moment, in dem das Telefon klingelt.

Möchten Sie erfahren, wie andere Makler das angehen? Vereinbaren Sie ein Gespräch mit Fonzer. Wir zeigen Ihnen gerne konkrete Beispiele aus Büros wie Ihrem.